Kako pripraviti uspešno novinarsko konferenco?

Odnosi z mediji so veja odnosov z javnostmi, ki temelji predvsem na medsebojnem sodelovanju in povezovanju piarovcev in novinarjev. Eno najpogostejših orodij odnosov z mediji je novinarska konferenca, ki je (lahko) najodmevnejši način komuniciranja naše novice, projekta ali dogodka.

Še pred sklicem novinarske konference pa moramo skrbno premisliti, kdaj oz. ali sploh organizirati novinarsko konferenco: projekt, ki ga želimo predstaviti, mora namreč biti resnično zanimiv, nov, skratka, imeti mora dovolj veliko novičarsko vrednost, v nasprotnem primeru ga lahko zapišemo tudi v sporočilu za javnost.

Novinarsko konferenco običajno povezuje piarovec, besedo pa imajo vodilni in strokovnjaki glede na obravnavano temo, vedno v zaporedju od statusno najvišjega k najnižjim. Piarovec mora vse nastopajoče dobro retorično poučiti, jim pojasniti pravila javnega nastopanja, pomembna je tudi mimika rok, saj ni primerno, da roke delajo prevelike gibe, predvsem naj ne segajo v višino glave. Govorniki morajo biti dobro pripravljeni na vsa predvidena novinarska vprašanja, ne smejo pa izključevati tudi t. i. neprijetnih vprašanj, na katera najraje ne bi odgovorili. Vnaprej jih je potrebno predvideti in tudi pripraviti odgovore, najbolje s simulacijo novinarske konference kakšen dan pred dogodkom. Zaželeno je, da nastopajoči ne dolgovezijo, v kratkem času naj povedo le najpomembnejše, saj novinarji nimajo veliko časa, v svojih novicah pa želijo povzeti le bistvo konference oz. dogodka. Idealna dolžina trajanja konference je od 20 do 30 minut.
Uspešen vsebinski del konference pa ni zagotovilo za uspešnost. Piarovec mora poskrbeti tudi za logistično izvedbo dogodka. Novinarje je potrebno o konferenci in o razlogu za konferenco obvestiti vsaj en teden prej, nato pa je priporočljivo, da njihovo udeležbo preverijo še kakšen dan ali dva prej. Povabiti je treba novinarje, ki pokrivajo ustrezno tematiko naše dejavnosti, pri čemer nam bo v veliko pomoč adrema - lista novinarjev, ki jo pripravimo že vnaprej.

Najprimernejši čas za konferenco je dopoldne, saj se zjutraj novinarji dogovorijo, kdo bo pokrival določen dogodek, popoldne pa pripravljajo prispevke. Organiziramo jo lahko v upravni zgradbi organizacije, če pa zgradba nima primernega prostora, lahko najamemo tudi prostor v kakšnem hotelu ali kongresnem središču. Urediti je treba govorniški oder - mizo, jo prekriti s prtom, najboljše do tal, jo aranžirati z rožami, ki ne smejo biti previsoke oz. izstopajoče, da ne zakrivajo obrazov govornikov, ne smemo pa pozabiti na mikrofone in ozvočenje, če je to potrebno. V ozadju je dobro postaviti logotip organizacije, da ga bodo fotografi poleg govorcev ujeli v objektiv, potrebno pa je odstraniti tudi vse predmete, ki bi utegnili motiti fotografiranje. Celoten prostor je treba nevsiljivo lepo urediti. Preden se novinarska konferenca začne, mora piarovec še enkrat preveriti, ali vse deluje.
Ne absolutno nujna, vendar koristna, je novinarska mapa, ki jo pripravi piarovec na mizo ali stol za vsakega novinarja. V njej se nahajajo dodatna razlagalna gradiva, vizualni material, sporočilo za javnost, izjava vodstva, osebna izkaznica podjetja, pisalo, pa tudi promocijski material, ki pa ne sme dominirati. Dandanes piarovci čedalje pogosteje pripravljajo novinarsko mapo v obliki zgoščenke, saj s tem olajšajo delo novinarjem. Tako obstaja manjša možnost, da bi se novinarji zmotili pri omenjanju številk, kar se žal pogosto dogaja. Izvodov novinarskih map mora biti vedno dovolj, raje več kot premalo.

Za piarovca se z uspešno izpeljano novinarsko konferenco eno delo konča, vendar pa je za uspešno upravljanje odnosov z javnostmi in organizacije nasploh potrebno trdno zgrajeno dolgoročno razmerje z mediji in novinarji glede na strateško zastavljen načrt komuniciranja, katerega pomemben del so tudi odnosi z mediji.

Mateja Rajh
članica Študentske sekcije Slovenskega društva za odnose z javnostmi
www.mojpiar.com

PRidruži se nam!
Prav vsak [tudi če pavziraš ali ponavljaš letnik], ki ga zanima komuniciranje in se želi na tem področju izpopolniti, je dobrodošel, saj nove člane vpisujemo tekom celega leta. Predhodno znanje ni potrebno, ker boš najbolj pomembne stvari kmalu izvedel na PRedigrah in drugih srečanjih.
Več informacij najdeš na http://www.mojpiar.com. PReveri!