Zaključuješ zadolžitve v zadnjem trenutku? Se učiš kampanjsko, zadnje dneve pred izpiti? Poglejmo si metodo GTD (Getting Things done), s katero lažje pristopimo k organiziranju in opravljanju naših zadolžitev.
- Zajem obveznosti
Na list papirja, beležnico ali v dokument na računalniku zapiši vse naloge, zadolžitve, ideje, o katerih razmišljaš in misliš, da bi jih moral narediti. Ne skrbi, če je smiselno, da to v tem trenutku zapišeš ali ne. Zabeleži vse, ne glede na pomembnost, saj boš kasneje razmišljal, kaj s tem narediti. Takšen zajem lahko narediš za določeno časovno obdobje, na primer vsaj enkrat tedensko. Cilj je, da si glavo očistiš vseh obveznosti in da dobiš občutek, koliko časa boš potreboval za vse naloge.
- Procesiranje nalog
Večina se spopade z zadolžitvijo takoj, ko jo dobi, ali pa zadolžitev prestavi z obljubo, da se bo k njej vrnila kasneje. Zaradi tega vedno več nalog prestavljamo, na koncu pa nam zmanjka časa za izvedbo. Vsem nalogam določi pomembnost ali prioriteto. Tako določiš vse naloge, ki jih lahko narediš takoj, ker ne potrebujejo posebnih priprav, bolj kompleksne naloge pa razdeli na posamezne korake. Ti koraki naj bodo strukturirani, tako da boš točno vedel, ali so takoj izvedljivi in kaj zahtevajo. Sprotno zbiranje obveznosti in redno opravljanje zadolžitev je zelo pomembno, sej se proces oteži, ko se jih nabere več. Zlato pravilo je, da če bo neka naloga vzela 2 minuti, potem jo opravi takoj. Drugače si v seznamu zabeleži, kaj potrebuješ, ter datum in uro, ko jo boš opravil.
- Organizacija dela
Ko si določil, kaj in kdaj moraš narediti, je čas, da se zadev lotiš. Vse, kar lahko narediš brez ovir, naredi takoj, drugemu pa dodaj oznako, ki ti pove, kdaj boš to izvedel. Denimo:
Enkrat: Tukaj pusti zadolžitve, ki nimajo roka izvedbe. Ponavadi gre za razne ideje, ki jih lahko preizkusiš ali uresničiš kadarkoli.
Reference: Sem spadajo stvari, ki ne potrebujejo pozornosti, a ti lahko pridejo prav kasneje. Lahko gre za dokumente, seznam pomembnih knjig ali člankov.
Zavrzi: Nepomembni dokumenti ali zadolžitve, ki so končane.
Projekti in načrti: V to skupino spada vse, kar potrebuje več kot dva koraka za izvedbo.
Na čakanju: Sem spadajo zadolžitve ali stvari, ki jih pričakuješ od drugih ali moraš pred tem opraviti še kakšen korak, zato naloge ne moreš dokončati takoj.
Nujno: Sem spadajo zadolžitve, ki so časovno občutljive. Naj gre za dnevne zadeve, na primer klic kolegu za zapiske, ali pa ob točno določenih urah. Zabeleži si jih na koledarju, da jih ne zamudiš.
Nadaljnja opravila: Zadolžitve, ki jih še nisi opravil. Opravi jih takoj, ko boš imel čas. Upoštevaj prioritete in seznam razporedi po pomembnosti nalog.
- Pregled dela
Vse, kar si označil kot nadaljnja opravila, nujno in na čakanju, moraš redno pregledovati – najbolje vsak dan ob isti uri. Tako se še dodatno navadiš reda, seznam pa sproti dopolnjuješ in popravljaš. Priporočljivo je, da narediš celoten tedenski pregled, ker tako najlažje vidiš širšo sliko in opraviš še kakšno pozabljeno zadevo. Pomembno pa je tudi, da vidiš, kaj vse si v tednu že storil!
- Opravljanje dela
Sedaj je sistem postavljen. Veš, katere stvari so nujne in katere lahko počakajo do naslednjega tedna. Vse, kar preostane, je, da greš po vrsti, dokončaš vse na seznamu in sistem vzdržuješ dalje. Nalog je seveda včasih več včasih manj, vendar nam metoda GTD preprečuje, da bi se nabralo toliko zadolžitev, da jih ne uspeš več opraviti.
Več o metodi GTD si lahko prebereš tudi v knjigi Davida Allena: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
